informations générales
ARKWOODCDI
Nous recherchons pour notre cabinet juridique un Office manager confirmé (H/F), en CDI. Vos missions sont les suivantes :
- La gestion financière :
Collecte et transmission aux comptables des justificatifs d'achats et factures via les outils utilisés (Pennylane, DEXT, ou autre)
Interface auprès des comptables sur l'ensemble des demandes opérationnelles
Suivi des échéances fournisseurs et préparation des règlements
- L'administration du personnel et les collaborateurs:
Gestion des arrivées des stagiaires, nouveaux salariés ou collaborateurs, notamment en lien avec le prestataire de service informatique et les comptables. Si besoin d'achats de matériel se référer à la politique d'achats.
Transmission des variables de paie et des congés salariés aux comptables
Interface auprès du gestionnaire de paie sur les demandes en lien avec l'administration du personnel
- Les aspects de communication et d'évènementiel :
Interface pour l'envoi de communications aux équipes internes
Interface pour l'envoi de communications aux clients et prescripteurs (publication de newsletter, envoi d'invitation à évènements, communication concernant les classements professionnels, mise à jour du site internet.)
Organisation de séminaires en France ou à l'étranger (réservation de lieu, réservation de billets de transport.), de petits déjeuners professionnels
Rappeler et faire respecter les procédures mises en place au sein du cabinet
- La gestion des bureaux et des outils nécessaires à l'activité :
Gestion des stocks et commandes de fournitures (alimentaires et de bureau) en suivant la politique d'achats
Recherche et gestion des fournisseurs (notamment pour le ménage, EDF, Shred it.)
Organisation de la maintenance des locaux au quotidien (notamment pour le bon fonctionnement des outils (climatisation, ascenseurs, extincteur.) et outils (copieurs, matériel informatique.) en relation avec les prestataires
- Les aspects d'assistanat en bonne entente, en partage et en back-up avec les assistantes en poste:
Accueil des clients, gestion des appels téléphoniques, réception, tenue des salles de réunion et redirection des courriers et emails, en particulier en cas d'absence ou de surcharge des assistantes
Réalisation des copies ou scans nécessaires aux avocats de la Société
Bien entendu, la Société pourra ponctuellement confier au salarié(e) d'autres missions compatibles avec ses qualifications et responsabilités.
Profil recherché :
Le candidat(e) doit avoir plusieurs années d'expérience au poste d'office manager, 3 ans minimum.
Une expérience précédente acquise soit dans le secteur des professions libérales (avocats, médecins, notaires.), soit au sein d'un établissement hôtelier haut de gamme.
Personne organisée et rigoureuse dans le maniement des chiffres, maîtrisant Microsoft 365
Personne ayant une bonne capacité d'adaptation et un réel sens du service comme du détail.
Anglais opérationnel.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- La gestion financière :
Collecte et transmission aux comptables des justificatifs d'achats et factures via les outils utilisés (Pennylane, DEXT, ou autre)
Interface auprès des comptables sur l'ensemble des demandes opérationnelles
Suivi des échéances fournisseurs et préparation des règlements
- L'administration du personnel et les collaborateurs:
Gestion des arrivées des stagiaires, nouveaux salariés ou collaborateurs, notamment en lien avec le prestataire de service informatique et les comptables. Si besoin d'achats de matériel se référer à la politique d'achats.
Transmission des variables de paie et des congés salariés aux comptables
Interface auprès du gestionnaire de paie sur les demandes en lien avec l'administration du personnel
- Les aspects de communication et d'évènementiel :
Interface pour l'envoi de communications aux équipes internes
Interface pour l'envoi de communications aux clients et prescripteurs (publication de newsletter, envoi d'invitation à évènements, communication concernant les classements professionnels, mise à jour du site internet.)
Organisation de séminaires en France ou à l'étranger (réservation de lieu, réservation de billets de transport.), de petits déjeuners professionnels
Rappeler et faire respecter les procédures mises en place au sein du cabinet
- La gestion des bureaux et des outils nécessaires à l'activité :
Gestion des stocks et commandes de fournitures (alimentaires et de bureau) en suivant la politique d'achats
Recherche et gestion des fournisseurs (notamment pour le ménage, EDF, Shred it.)
Organisation de la maintenance des locaux au quotidien (notamment pour le bon fonctionnement des outils (climatisation, ascenseurs, extincteur.) et outils (copieurs, matériel informatique.) en relation avec les prestataires
- Les aspects d'assistanat en bonne entente, en partage et en back-up avec les assistantes en poste:
Accueil des clients, gestion des appels téléphoniques, réception, tenue des salles de réunion et redirection des courriers et emails, en particulier en cas d'absence ou de surcharge des assistantes
Réalisation des copies ou scans nécessaires aux avocats de la Société
Bien entendu, la Société pourra ponctuellement confier au salarié(e) d'autres missions compatibles avec ses qualifications et responsabilités.
Profil recherché :
Le candidat(e) doit avoir plusieurs années d'expérience au poste d'office manager, 3 ans minimum.
Une expérience précédente acquise soit dans le secteur des professions libérales (avocats, médecins, notaires.), soit au sein d'un établissement hôtelier haut de gamme.
Personne organisée et rigoureuse dans le maniement des chiffres, maîtrisant Microsoft 365
Personne ayant une bonne capacité d'adaptation et un réel sens du service comme du détail.
Anglais opérationnel.
